AI電話を初めて使う小さな会社の社長へ申し込む前の準備から本番まで迷わない5ステップ

AI電話を初めて使う小さな会社の社長に向けて、次の3つをまとめました。

• 申し込む前の準備から本番までの5ステップ
• 申し込む前に決めておくこと
• 本番で使う前に確かめたいこと

この流れどおりに進めれば、紙1枚の準備だけで、設定に迷わずAI電話を始めやすくなります。

紙に書き出すと、準備がぐっと楽になる

「設定」と聞くと、それだけで身構えてしまいますよね。

AI電話の設定で迷いやすいのは、画面の操作よりも「AIに何をしてもらうか」が決まっていないときです。

次の5ステップのうち、ステップ1〜3は申し込む前に紙の上でできます。

書き出すと設定が楽になるのはなぜ？

AI電話の設定では、名乗り方や聞く項目を入力します。 中身が決まっていれば…あとは書き出したものを入力していく作業になります。

中身さえ決まれば、設定は「書き写す作業」になります

設定を手伝ってくれるサービスもあるので、そのときも紙に書いたものを見せれば話が早く進みます。

使い始めるまでの5ステップ

ステップ1：AIに受けてほしい電話を決める

すべての電話をAIに任せる必要はありません。 まずは、どの電話から任せてみますか？

ステップ2：聞いてほしいことを書き出す

多すぎるとかけてきた人が疲れてしまうので、3〜5つくらいが目安です。

ステップ3：名乗り方と受け取り方を決める

• 名乗り方：「◯◯リフォームです。担当者が現場に出ているため、AIの受付がご用件をうかがいます」のように、AIが受けていることを最初に伝えると、かけてきた人も戸惑いにくくなります
• 受け取り方：用件の記録や要約をどこで確かめるか決めます。メールやチャットツールに届くもの、管理画面やレポートで確かめるものなど、サービスによって違います

ステップ4：自分でかけて試す

設定ができたら、自分や社員の携帯から何度かかけてみます。

ステップ5：一部の時間から本番で使う

いきなり全部の電話を切り替えず、「夜だけ」「土日だけ」のように一部の時間から使い始める。

一部の時間から使い始めると、お客さんの反応を見ながら直していけます。

申し込む前に確かめたい4つのこと

「AIが受けます」のひと言で戸惑われにくい

AI電話を使い始めるときは、ホームページや名刺に「現場に出ている間はAIの受付がご用件をうかがいます」とひと言書いておくと、初めてかけてきたお客さんも戸惑いにくくなります。

紙1枚の準備からAI電話を始めよう！

AI電話の始め方を、申し込む前の準備から本番まで5つのステップでたどってきました。パソコンが得意でなくても、無料で試しながら少しずつ慣れていける。それが今のAI電話です。

AI電話が電話の一次受けをしてくれれば、現場で鳴る電話に気を取られず、折り返す前に用件を確かめて段取りを組めるようになります。今夜、紙とペンを用意して「聞いてほしいこと」を3つ書き出してみる。 そこが最初の一歩です。

肩の力を抜いて、できるところから進めていきましょう！

よくある質問

AI電話を始める前に、何を準備すればいいですか？

「どの電話をAIに受けてほしいか」と「何を聞いてほしいか」を紙に書き出すことです。中身が決まっていれば、設定はそれを書き写す作業になります。

AI電話に聞いてもらう項目は、いくつくらいがいいですか？

3〜5つくらいが目安です。お名前・折り返しの電話番号・ご用件・急ぎかどうか・折り返しの希望時間などから選びます。

AI電話はいきなり全部の電話で使ってもいいですか？

まず自分でかけて試し、夜だけ・休日だけなど一部の時間から使い始めると、お客さんの反応を見ながら直していけます。